Sistem Informasi Penjualan dan Perbaikan Komputer

SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERBAIKAN KOMPUTER (Studi Kasus: CV Computer Plus Palembang)

Oleh: Syaprina, Leon Andretti Abdillah, & Nyimas Sopiah

Mahasiswa & Dosen Universitas Bina Darma, Palembang

Abstracts: The purpose of this research is to develop an Information System  of  Selling  and  Services  using  Microsoft  Visual  Basic  and Microsoft Access for it database. The benefits of this research is to help CV Computer Plus in selling and services data processing everyday. To develop this IS is used 5 (five) steps: 1) Planning, 2) Analysis, 3) Design,

4)  Implementation,  and  5)  Evaluation.  The  Information  System  can record the selling and services data, it also prepared usefull reports. By using this IS, CV Computer Plus can operate their selling and services efficiency and effectively. In the future it can be upgraded for network application.

Keywords: Information System, Selling, Services.

1.      PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi dari tahun ke tahun yang semakin cepat menjadi tantangan berat bagi pengguna teknologi informasi itu sendiri, dan mendorong setiap sektor organisasi baik formal maupun informal atau lembaga- lembaga lainnya untuk dapat memanfaatkannya sebagai penunjang kegiatan kerja sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Untuk mewujudkan  hal  tersebut,  maka  dibutuhkan  sumber  daya  pendukung  lainnya seperti perangkat lunak yang dapat diandalkan kemampuannya serta sumber daya manusia yang harus menguasai kemampuan teknologi informasi itu sendiri. Dari perkembangan teknologi itulah kita harus memahami serta mengenal teknologi tersebut. Yang mana kecanggihan teknologi akan terus berkembang dengan pesat diberbagai aspek kehidupan di masa yang akan datang.

CV  Computer  Plus  Palembang  merupakan  salah  satu  perusahaan  swasta yang  bergerak  di  bidang  penjualan  dan  perbaikan  komputer.  Selain  menjual

komputer  CV Computer Plus juga menjual accesories komputer seperti flashdisk, mouse, keyboard, catridge, printer, ink dan lain-lain.

Pada bagian penjualan di CV Computer Plus dalam melakukan pengolahan data  penjualan  sehari-hari  saat  ini  penggunaan  komputernya  belum  optimal. Dimana data-data tersebut diarsipkan pada satu file kemudian dicatat pada buku besar dan dimasukkan ke dalam komputer lalu disimpan sebagai arsip. Hal tersebut dirasakan akan menimbulkan permasalahan diantaranya resiko kehilangan data sangat besar, lambatnya proses pencarian data karena melibatkan banyak dokumen, rumitnya  pemrosesan  data,  dan  juga  ada  kemungkinan  terjadinya  kerangkapan data. Jadi apabila laporan penjualan dan perbaikan komputer dibutukan oleh pimpinan maka bagian administrasi merasa kesulitan dan informasi yang diberikanpun tidak bisa dipakai untuk penunjang keputusan bagi pimpinan.

Pada bagian perbaikan komputer di CV Computer Plus Palembang dalam melakukan service mempunyai kendala-kendala yaitu pada saat mau melakukan service komputer pihak teknisi harus melihat atau memeriksa terlebih dahulu persediaan barang sehingga membuang waktu karena apabila barang yang dibutuhkan teknisi tidak ada maka barang tersebut akan dipesan terlebih dahulu. Hal tersebut akan memperlambat kerja para teknisi dalam memperbaiki komputer. Begitu juga dengan pengolahan data service konputer sama seperti dengan pengolahan data penjualan yang terjadi sehari-hari.

Berdasarkan uraian permasalahan di atas, maka  penulis mencoba membahas dan  memberikan  pemecahan  masalah  tersebut  dengan  judul  “Sistem Informasi Penjualan dan Perbaikan Komputer Pada CV Computer Plus Palembang” dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0.

Adapun pokok permasalahan yang diangkat adalah “Bagaimana  cara membuat Sistem Informasi Penjualan dan Perbaikan Komputer pada CV Computer Plus Palembang” dengan menggunakan pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Dengan  dibuatnya  sistem  informasi  penjualan  dan  perbaikan  komputer  ini

diharapkan agar dapat mempermudah dalam mengolah data transaksi penjualan dan perbaikan komputer yang terjadi setiap harinya. Begitu juga dalam pembuatan laporan penjualan dan perbaikan komputer serta mempermudah dalam pengecekan persediaan  barang  yang  berada  di  gudang.  Sehingga  pengolahan  data  yang dilakukan akan lebih baik dan informasi yang dihasilkan akan lebih cepat, tepat dan akurat.

Tujuan Penelitian adalah: Membuat Sistem Informasi Penjualan dan Perbaikan Komputer yang berbasis komputer dengan menggunakan aplikasi pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 pada CV Computer Plus Palembang. Sedangkan Manfaat Penelitian: Dapat membantu bagian penjualan dan perbaikan komputer pada CV Computer Plus Palembang dalam memproses pengolahan data transaksi penjualan dan perbaikan komputer yang terjadi setiap harinya.

Agar penelitian focus dan relevan, maka perlu dibatasi pengolahan data, yang meliputi data supplier, pelanggan, teknisi, pembelian, persediaan barang, penjualan, service komputer sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan dan perbaikan komputer pada CV Computer Plus Palembang.

2.      TINJAUAN PUSTAKA

Untuk memudahkan proses penelitian sistem informasi penjualan dan perbaikan, perlu diketahui sejumlah teori atau penelitian yang pernah dilakukan sebagai rujukan.

2.1     Sistem Informasi

Sutabri (2005:42) Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sedangkan  Abdillah  (2004:134)  berpendapat  bahwa  Secara  sederhana, Sistem Informasi merupakan kumpulan komponen yang saling berhubungan untuk

mengolah  input  (data)  menjadi  output  (informasi)  sehingga  dapat  memenuhi

kebutuhan pemakai.

Dari pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari kombinasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuan (mengolah input menjadi output).

2.2     Penjualan

Suryana (2003:118) Penjualan adalah menyajikan barang agar konsumen menjadi tertarik dan melakukan pembelian. Penjulan dapat dilakukan dengan cara langsung mendatangi konsumen, menunggu kedatangan konsumen dan melayani konsumen.

2.3     Perbaikan Komputer

Anwar (2005:256) mengemukanan perbaikan adalah pembetulan, hal (hasil, perbuatan, usaha dan sebagainya) memperbaiki; di keadaan menjadi baik. Perihal

berbaik  kembali;  Perubahan  yang  mengakibatkan  penggunaan  alat  dapat  lebih lama.

Sedangkan komputer (http://www.total.or.id/info.php?kk=computer) adalah

hasil dari kemajuan teknologi elektronika dan informatika yang berfungsi sebagai alat bantu untuk menulis, menggambar, menyunting  gambar atau foto, membuat animasi, mengoperasikan   program analisis ilmiah, simulasi dan untuk kontrol peralatan.

Jadi Perbaikan Komputer adalah usaha dengan tujuan untuk membuat komputer dari keadaan yang tidak baik/belum baik/rusak menjadi baik kembali

dalam arti mampu berfungsi kembali sebagaimana mestinya.

3.       METODOLOGI PENELITIAN

3.1     Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan pada CV Computer Plus Palembang, beralamat di Jalan Madang Lr. Makmur V No. 47 Palembang. Pelaksanaan penelitian ini dimulai pada Bulan Mei dan berakhir pada Bulan Juli 2008.

3.2     Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan, penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu dengan cara mengumpulkan data dan informasi di CV Computer Plus Palembang. Penulis mengadakan penelitian dengan cara sebagai berikut: 1) Observasi, dengan melakukan pengamatan langsung pada CV Computer Plus, 2) Wawancara, dilakukan langsung dengan a) Pimpinan, b) Bagian Gudang, c) Teknisi, dan d) bagian Penjualan, serta 3) Studi Pustaka, dilakukan dengan membaca buku (Abdillah, 2004:137).

3.3     Software yang Dibutuhkan

Dalam  membangun  sistem  informasi  ini  dibutuhkan  sejumlah  software, yaitu: 1) Microsoft Visual BASIC 6.0, 2) Microsoft Access XP, 3) Crystal Report, serta dibantu dengan 4) Microsoft Visio, dan 5) Microsoft Word.

3.4     Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem sangat dibutuhkan untuk mempermudah tahapan kegiatan yang akan peneliti lakukan. Sutedjo (2002:151) mengemukakan tahap-tahap atau siklus sistem yang digunakan dalam melakukan pengembangan sistem perangkat lunak adalah: 1) Perencanaan: Definisi masalah pada tahap ini dilakukan kajian untuk memperoleh gambaran permasalahan dan ruang lingkupnya yang terdapat pada sistem yang akan dikembangkan. Setelah permasalahan ditemukan diharapkan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut dapat diperoleh,  2)  Analisa:  Pada  tahap  ini  permasalahan  dianalisis  secara  lebih mendalam  dengan  mempelajari  sistem  yang  sedang  berjalan  untuk  membantu sistem yang baru dan menentukan kebutuhan informasi pemakai. Dari sistem ini akan dapat disimpulkan bahwa sistem yang baru layak atau tidak untuk dikembangkan, 3) Perancangan: Setelah mengetahui sistem yang lama dan mengetahui kriteria-kriteria sistem yang dibangun kemudian dibuatlah desain masukan, desain proses dan desain keluaran serta desain database-nya, 4) Penerapan: Hasil perancangan dari tahap sebelumnya diimplementasikan dibagian ini untuk menerapkan prosedur dalam teknologi komputer digunakan aplikasi pemrograman, sedangkan untuk proses yang berada diluar sistem komputer disusunlah suatu aturan agar setiap orang yang terlibat dapat mengikuti prosedur yang telah  ditentukan,  dan  6)  Evaluasi:  Setelah  sistem dibuat  maka  dilakukan pengujian terhadap sistem tersebut. Pengujian dilakukan untuk mengetahui proses pengolahan dan menjadi informasi dan mendistribusikannya.

3.5     Diagram    Konteks    Sistem    Infromasi    Penjualan    dan    Perbaikan

Komputer

Entity yang terlibat pada sistem informasi ini adalah: 1) Pelanggan, 2)

Pelanggan

- Info Barang

- Data Barang Dibeli

- Data Pelanggan

- Data Teknisi

- Data Barang Yang Diganti

- Data Service

Teknisi

Teknisi, 3) Pemasok, 4) Gudang, dan 5)

Pimpinan.    Secara    umum    Diagram

Konteks  Sistem  Informasi  ini  dapat

Pemasok

- Nota Service

- Faktur Penjualan

- Faktur Penjualan

- Data Pemasok

Sistem Informasi Penjualan  dan Perbaikan Komputer

- Data Persediaan  Barang

Gudang

dilihat pada Gambar 1.

- Data Pesanan Barang

Pada

CV. Computer  Plus

Palembang

- Data Barang

- Data Pesanan

- Lap. Pelanggan

- Lap. Supplier

- Lap. Teknisi

- Lap. Pembelian

- Lap. Persediaan  Barang

- Lap. Penjualan

- Lap. Service

- Lap. Pembelian  Perkode Faktur

- Lap. Pembelian  Pertanggal

- Lap. Pembelian  Perperiode

- Lap. Penjualan  Perkode Faktur

- Lap. Penjualan  Pertanggal

- Lap. Penjualan  Perperiode

- Lap. Barang Keluar

- Lap. Service Perkode Service

Pimpinan

Gambar 1. Diagram Konteks SI Penjualan dan Perbaikan

4.       PEMBAHASAN

Setelah semua tahapan pengembangan sistem dilakukan, maka didapatlah suatu perangkat lunak sistem informasi penjualan dan perbaikan komputer, yang terdiri atas sejumlah form dan report.

4.1     Menu Utama

Menu utama adalah form  yang  pertama  kali tampil     yang     berfungsi untuk   mengorganisasikan submenu-submenu dibawahnya   yang   saling berhubungan.            Menu Utama    terdiri    atas    4 (empat)  Menu.  Tampilan menu utama dapat dilihat

pada gambar berikut ini:                     Gambar 1. Tampilan Menu Utama

4.2     Menu Data Pelanggan

Digunakan untuk mencatat dan melihat data-data pelanggan. Dipanggil dengan meng-klik input data pelanggan dari menu utama. Untuk mengisi data pelanggan klik tombol new (jadi tombol save). Kode pelanggan muncul otomatis.

Gambar 2. Tampilan Input Data Pelanggan

4.3     Menu Data Supplier

Digunakan untuk mencatat dan melihat data- data supplier. Untuk melakukan pengisian data supplier dengan cara mengklik pada input data supplier dari menu utama.

Gambar 3. Tampilan Input Data Supplier

4.4     Menu Data Teknisi

Digunakan untuk mencatat dan melihat data- data teknisi. Dipanggil dengan meng-klik input data teknisi dari menu utama. Untuk mengisi data teknisi, klik tombol new (menjadi tombol save). Kode teknisi akan  muncul  secara otomatis.     Lihat     gambar

berikut.                                             Gambar 4. Tampilan Input Data Teknisi

4.5     Menu Data Persediaan Barang

Digunakan untuk mencatat dan melihat data-data persediaan barang. Untuk melakukan pilihan ini adalah dengan cara mengklik pada input data persediaan barang dari menu utama, kemudian akan tampil sub menu didalamya.

Gambar 5. Tampilan Input Data Persediaan

4.6     Menu Data Pembelian

Digunakan untuk mencatat dan melihat data-data pembelian dari supplier. Untuk melakukan pilihan ini adalah dengan cara mengklik  pada  input  data transaksi pembelian dari menu utama, kemudian akan tampil sub menu didalamya. Pada menu pembelian  terdapat  sejumlah fields yang harus diisi. Tampilan form    data    pembelian    seperti

gambar berikut:                                           Gambar 6. Tampilan Input Data

Pembelian

4.7     Menu Data Penjualan

Digunakan   untuk   mencatat   dan   melihat   data-data   penjualan.   Untuk melakukan pilihan ini adalah dengan cara mengklik pada input data transaksi penjualan dari menu utama, kemudian akan tampil sub menu didalamya. Pada menu penjualan terdapat field-field yang harus diisi. Ketika mengklik tobol New maka kode fakturnya akan tampil secara otomatis.

Gambar 7. Tampilan Input Data Penjualan

4.8     Menu Data Perbaikan (Terima Barang)

Maksudnya pada saat pelanggan mau memperbaiki komputer atau sejenisnya maka pelanggan   terlebih   dahulu   didata dan  untuk  tanda  terimanya pelanggan akan mendapat kwitasi service dan CV Computer Plus menerima  barang  yang  akan diservice   tadi.   Tampilan       form terima barang sebagai berikut:

Gambar 8. Tampilan Input Terima Barang

4.9     Menu Data Perbaikan (Ambil Barang)

Maksudnya pada saat pelanggan ingin mengambil barang  yang diservice maka pelanggan memberikan kwitansi kepada bagian administrasi dan pelanggan akan mendapatkan kwitasi pembayaran service sekalian barang yang telah selesai. Tampilan dapat dilihat sebagai berikut

Gambar 9. Tampilan Input Ambil Barang

4.10   Laporan Penjualan

Laporan ini akan menampilkan hasil pengolahan data penjualan. Untuk mengetahui  laporan  penjualan  dapat dilakukan  dengan  klik submenu  „laporan‟ pada menu utama lalu klik “Laporan Penjualan”.

Gambar 10. Laporan Penjualan

4.11   Laporan Perbaikan (Service)

Laporan ini akan menampilkan hasil pengolahan data perbaikan. Untuk mengetahui  laporan  perbaikan  dapat dilakukan  dengan  klik submenu  „laporan‟ pada menu utama lalu  klik “Laporan Perbaikan”. Sebagai contoh lihat gambar berikut:

Gambar 11. Laporan Perbaikan (Service)

4.12   Analisis Pembahasan

Semua kemudahan disiapkan dengan menggunakan suatu Menu Utama yang dapat memanggil sub program sehingga memudahkan petugas untuk melakukan operasi atas data  Penjualan dan Perbaikan Komputer Pada  CV Computer Plus Palembang.

Setiap form diberikan fasilitas berupa AutoNumber sehingga primary key secara otomatis akan diberikan secara Increment, hal ini dapat mempercepat aktivitas input data oleh petugas, memudahkan dalam mengecek persediaan barang pada gudang.

Report juga dibuat dengan sekali klik petugas dapat melihat dan mencetak report  dengan  tampilan  yang  menarik  serta  dilengkapi  beragam  konfigurasi

laporannya.

5.       SIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian, analisis, serta pembahasan  sistem informasi penjualan  dan  perbaikan  komputer  pada  CV  Computer  PLUS,  dapat  ditarik sejumlah kesimpulan, sebagai berikut:

1)   Aplikasi yang dihasilkan adalah Sistem Informasi Penjualan dan Perbaikan

Komputer Pada CV Computer Plus Palembang.

2)   Memberikan kemudahan pada bagian administrasi dalam mengolah data penjualan dan perbaikan komputer pada CV Computer Plus Palembang.

Serta  dapat  memudahkan  dalam  mengecek  persediaan  barang  pada gudang.

3)   Aplikasi  yang  dihasilkan  dapat  mendukung  dan  mempercepat  dalam

pengolahan  data-data  penjualan  dan  perbaikan  komputer  dan  dapat meningkatkan efektifitas kinerja pada CV Computer Plus Palembang.

4)   Untuk mengoperasikan sistem yang dibangun diperlukan seseorang yang memiliki kemampuan minimal dapat mengoperasikan aplikasi komputer visual.

DAFTAR RUJUKAN

Abdillah, Leon, Andretti. 2004. Sistem Informasi Inventaris Barang, Jurnal Ilmiah

MATRIK, 6(3):133-152.

Anwar, Dessy. 2005. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Balai Pustaka. Jakarta.

Jajang, 2007. Komputer, (Online), (http://www.total.or.id/info.php?kk=computer, diakses pada 05 Desember 2007).

Oetomo,  Budi,  Sutedjo,  Dharma.  2002.  Perencanaan  &  Pembangunan  Sistem

Informasi. Andi. Yogyakarta.

Suryana, A. 2003. Kewirausahaan. Salemba Empat. Jakarta.